【ポイント】 営業事務の見積作成!

営業事務職

おはこんにちは!こんばんは!

ゆいわです( ´∀` )!

本日は営業事務の「見積作成」について私が気を付けている事などについて、共有していこうと思います!

私は食品メーカー営業事務をしておりますので、食品メーカーの考え方がちょくちょく出てしまう恐れがございます。

ご容赦ください!!

本日も宜しくお願いいたします!

【見積作成とは】

取引先に商品やサービスを売る前段階として「見積作成」をして提出します。

簡単に言うと、以下の通りです。

「あなたの会社には○○という条件の下、商品Aを□□円で売りますよ。この見積書の有効期限は△△までです。」

見積作成時は、取引先ごとに○○条件・価格□□円・見積書の有効期限△△を合わせていけば、最低限の見積もりが作れると思います!

条件には配送ロットや支払条件など、取引先に合わせたものを入れるようにします。

(商品が食品の場合は賞味期限も入れるようにしていますね)

簡単に示しましたが「取引先ごと」というのがネックになってきますね。

「A社はこれだから、B社もこれ」とはいきません!

取引先によって条件がそれぞれ違うということですね。

取引先との関係や商流・物流も絡んでくるので、注意を払って作成に勤しんでいます。

私自身、営業事務経験も浅く取引先等の条件なんてすべてを把握しているわけでもなく、都度データベースで確認しています(;´Д`)

正直、メールで商品Aは□□円ですよ!みたいにやり取りして終わらせたい。。。という思いが強いですが、そんなラフにできるわけでもなく、企業間取引になるので正確に作るように心掛けていきましょう!

私の周りにいるベテラン社員の方々は、慣れていてマッハで見積を作っていますね~

まずは、着実にできるようになっていきましょう!

【見積作成時の注意点!】

見積作成時に色々な情報がいるので、まずはデータの収集や更新が必要になります!

  • どこからの見積依頼(社内の人間or取引先or新規)なの?
  • 商品の確認
  • 社内商品コード、価格、賞味期限、ロットなどの取引先条件に合わせた見積を作成
  • 見積適用期限の確認

自分で作成した見積書は営業の担当者へ申請し、承認されれば任務完了です!

それぞれ語っていきます( ´∀` )!

どこからの見積依頼かを確認!

どこからの見積依頼かを確認をすることで、見積依頼の緊急度を計ります。

取引先である場合は「なる早」で、社内の人間だったら優先度を少し落とすなど、差し込み業務の多い営業事務職だからこそ、まず「どこからの見積依頼なの?」は結構重要ですね!

(私の会社では「なる早」が基本なので、緊急度高いですw)

別の仕事をしている最中に、見積依頼などの緊急度の高い仕事が差し込まれてくることが、よくあるので「優先順位をつける」ということは結構重要だと感じています(^_-)-☆

見積商品の確認

見積依頼が来たら見積対象商品の確認をします。

特に重要なのが、似ている商品名がある・あいまいな商品名で依頼された場合です。

違う見積を作ってしまう恐れがあります(商品Aと商品A‘みたいな)。

相手が気を遣って商品コード(弊社用)を伝えてくれたら、すぐに判断することができますが「この商品名の伝え方だと商品Aのことか?それとも商品A‘なのか」という迷いが出てくることがあります。

とても作業効率が悪いです(;´Д`)

ここでポイントなのは「あいまいな時は相手に聞く」ですね。

面倒かもしれないですが、これに尽きるものはないですね~

自分がボールを持ち続けることは避けたいので、分からなかったら相手に「これって商品Aのことですか、商品A‘のことですか」とメールなりで確認を取り、相手にボールを渡しましょう!

「自分で勝手に商品Aのことね」と思っていても、実は商品A‘でした。。。みたいな面倒なことになってしまう恐れがあるので、ちょっと手間かもしれないですが、商品Aとも商品A’とも読み取れる場合は、依頼元に聞く方が自分のためになります(-ω-)/

(私は確認せずに、もう一回やり直しをくらったことがありますねw)

見積作成!

ここからは揃えたデータをもとに見積作成ですね。

商品コードを入力して、商品名や価格(賞味期限)などなど、があっているかを確認します。

(私の会社では見積作成用のシステムがあるので、商品コードを入力すれば基本的な情報が取れるようになっています。)

ここで重要なのが「どこ向けの見積もりなのか」という点です!

例えば、取引先Aには標準価格から○割引・取引先Bに対しては標準価格から□割引・取引先Cに対しては標準価格etc・・・と取引先ごとの条件を把握しておく必要がございます!

これを間違ってしまったら・・・めちゃめちゃ怒られます!

取引先Aに対する価格体系の見積を作成しないといけなのに、取引先Bの価格体系で作成してしまった。など、重大なミスをしないようにしたいですね!

私はこのようなミスをしないためにも「取引先のデータ確認」をしてから、作成をしています。

意外と大事な見積有効期限!

最後に、見積の有効期限をしっかりと決めておきましょう!

有効期限を明記していないと、数か月前、最悪数年前に作った見積を基に発注が入る可能性があります。

商品やサービスによって異なりますが、基本的に数か月で価格が変わることはないと思います。

しかし、普段から有効期限を明記する癖をつけておくとイレギュラーな時に救われます!

取引条件によって料金が変わるサービスや商品を扱っている場合は尚更「見積の有効期限」は大事な要素ですね(-ω-)/

以上、大まかな私が見積作成時に気を付けていることでした!

【まとめ】

見積作成は意外と注意を払うことが多いです。

営業事務が見積書を作成する場合だと「営業の代わりとして」という立ち回りになるので、少しでも不明点があったら、担当者に聞くようにしています。

取引条件をあまり把握していない営業さんも中にはいるので、取引条件・過去履歴・データを駆使して「今まで○○という条件で取引をしていたので、□□円で作成しています」と担当営業に理解をしてもらうようにする必要もあります。

「お前は○○の営業担当だろ!」と激おこしたくなる気持ちを鎮めて、淡々と取り組むことが、精神衛生上大事だと実感している今日この頃ですw

こんな感じで営業事務職が行う見積作成について記事を書かせていただきました!

突如として出現してくる「見積依頼」は、基本的に緊急度の高いものになりがちです。

自分の仕事を後回しにして取り組む必要がある一方で、適当に対応することもできないので、厄介な仕事ですねw

営業事務の仕事に興味がある方などの参考になれば幸いです(^_-)-☆

本日もありがとうございました!

またよろしくお願いいたします!

ゆいわ@営業事務ランナー

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