仕事で同じミスを繰り返さない!ミスを考察しよう!

営業事務職

仕事でミスを起こしてしまった(´;ω;`)

おはこんにちは!こんばんは!

ゆいわです( ´∀` )!

仕事でミスを起こしてしまった時、皆さんはどのようにしていますか??

私は「どういうミスなのかを考え、今後の仕事への向き合い方と対応策を考える」ようにしています!

本日は「仕事でミスをしてしまった」時、今後同じミスを繰り返さないようにするための考え方を記事にしようと思います!

よろしくお願いいたします。

【自分がどのようなミスをしたか把握する!】

ミスをしてしまった場合、自分がどの点でミスをしてしまったかを把握しましょう!

  • 注意不足によるミスなのか?
  • 知識不足によるミスなのか?
  • コミュニケーションにおけるミスなのか?

自分が犯したミスを把握しておくだけでも、今後注意すべきポイントが見えてきます!

ミスをしてしまった(´;ω;`)と落ち込む気持ちは痛いほど理解できます。

やる気もなくしますし、そんなの知らねえし・・・などなど負の感情が生じてしまいますが、気持ちを切り替えていきましょう(^_-)-☆

自分がどういった種類のミスをしたかを把握しておくと、同じミスをしないように対策を立てることができます(-ω-)/

以下、ミスの種類別に対応策を練っていますのでご参考になれば幸いです!

※今回は私の職種が「営業事務職」ということもあり、営業事務職を例に挙げて書いております。

【注意不足によるミス】

注意不足によるミス、いわゆるケアレスミスです。

学生時代の時は、よく聞く単語でしたよね~

学生時代のケアレスミスは、極論を言えば「迷惑するのは自分だけ」でした。

しかし、社会人でのケアレスミスはそうはいきません。

社会人になって注意不足によるミス(ケアレスミス)は、自分だけでなく周りにも迷惑をかけるので、しっかりと撲滅させていきたいところです!

営業事務の仕事をしていて起こる注意不足によるミス

  • 得意先コード申請時に不備に気づかない
  • 数字間違いなどの入力ミス
  • イレギュラー対応をレギュラー対応してしまった(思考停止)
  • 伝言するのを忘れた

などなど、たくさんの注意不足によるミスがありました(´;ω;`)

自分ではしっかり処理しているつもりになっていることが、注意不足によるミスを発生させてしまっていました。

注意不足によるミスを減らしていくための対応策!

  1. 自分がミスをしてしまったことを、記録に残す
  2. ミスの傾向を把握する
  3. どうしてミスをしてしまったのか考える
  4. 対応策を講じる

自分自身がどういうミスをしたのかを把握することで、同じミスを繰り返さないように気を張るポイントが見えてきます。

私自身に当てはめて考えてみると、

  • 「事務処理に対して一貫した処理方法に気を遣い、そのことだけを意識しすぎてしまった」
  • 「メモ書きを残していたのに、伝達することができていなかった(メモ書きに満足していた)」
  • 「資料作成中に電話対応とうの差し込みが入り込んで、入力漏れがあった」

という、ミスを起こしており記録に残していました。

私のミスの傾向は「思考停止」「集中力散漫が考えられました。

「いつもA処理をしていたから、今回もAという処理をすればいいんだ!(思考停止)」

「資料作成中に電話対応をし、どこまで処理を進めたか忘れてしまった(集中力散漫)」

「メモを残すことに満足し、仕事完了と思い、その後について考える事を止めてしまった」

私の「思考停止」「集中力散漫」という傾向に対して、対応策を練りました!

  1. 資料作成時、専用Excelファイルを作り、入力すべき個所に不備があるとエラーがでるように改善させた。
  2. 全てをレギュラー対応すると決めつけるのを止める。

等のように、自分の考え方を意識的に変えるようにしたり、ヒューマンエラー防止策としてPCスキルで補ったりしました( ´∀` )!

【知識不足によるミス】

若手社員なら誰しもが通る道だと思っていますw

事務処理の進め方・商品問い合わせ・取引条件・・・

などなど、初見殺しのような質問をいきなりされることありますよね。

知らないことは知らない!と開き直って、しっかりと調べてから折り返しをしましょう!

先輩社員に都度すぐに、聞くことも大事ですが、ファーストステップとしてはまずは、自分でマニュアルなどを探して調べてみましょう( ´∀` )!

私はすぐにマニュアルを開けるようにしております。

Excel VBAを使ってマニュアルへショートカットを作って、すぐに開けるようにしておくと便利ですよ!

【コミュニケーションにおけるミス】

言った言わない問題ですね。

営業事務という仕事柄、営業さんとコミュニケーションをして仕事を進めることが多くあります。

電話や口頭で指示が来ることもあり、よくコミュニケーションにおけるミスが発生します。

コミュニケーションにおけるミスで私が経験したエピソード

  1. たまに営業さんから商品を仕入れてほしいと電話で依頼がくることがあります。
  2. 電話での指示通りに、商品を仕入れました。
  3. しかし、仕入れた商品をやっぱり使わないと、商品が届いた後に言われました。
  4. 私が勝手に商品を仕入れたという結果だけが残りました(>_<)

こうした経緯を私の上司に報告したところ、電話で依頼を受けるのは構わないが、記録として残るようにメールなり紙に残しなさいと、注意を受けてしまいました(´;ω;`)

教訓:記録に残るようにしないと、自分のミスになる可能性がある。

営業さんからの立場としては、電話で依頼を済ますのが手っ取り早いかもしれないです。

しかし、言った言わない問題に繋がってしまうので、お互いが責任をもって出来るようにしていかないといけないと、学びました。

私も電話口で「わかりました。やっておきます」と指示を受けてしまうところに原因があったと思います。

今後の対応策としては「わかりました。やっておきます」に追加して「メールで詳細を下さい」と一言付け加えることにしました!

メールで形として残すことができるので、お互いに責任感を持ってコミュニケーションを取ることができますよね!

【まとめ】

ミスはだれしも起こします。

ミスをしたときに放置せずに、どういう系統のミスなのかをしっかりと把握しておきましょう!

把握しておくことで、注意すべきポイントが見えてきます(-ω-)/

私自身もよくケアレスミスや知識不足によるミスなど多くのミスをしています。

ミスの内容をメモに残し、把握し、同じミスを繰り返さないようにするためにすべきことを考えようにしています。

対応策が見えると、少しだけ肩の重荷が軽くなったように感じます!

自己管理の仕方を見直すことや、PCスキルでヒューマンエラーを防止するなど自分なりに対応策を講じたことで、仕事の処理スピードが速く・楽に・精度高くできています!

今後もミスをしていくと思いますが、放置せずに、自分のミスした原因を考え、対応策を講じていこうと思います!

「どうしてミスをしてしまったのか」を考えて、本当にミスできない場面でミスしないようしていきましょう!!

本日もありがとうございました!

ゆいわ@営業事務ランナー

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