営業事務員のリマインド力

仕事術!

イレギュラー雑務をぶっつぶす!

朝9時にイレギュラー雑務を振られました。

営業部の人
営業部の人

15時に偉い人来るから、応接室のエアコンつけといて。

わたし
わたし

(自分でやってくれよ~)わかりました。

この類の雑務って、すっぽかしそうになりませんか?

リマインダーの使い分けが重要ですね。

そこでリマインドについて、書いていこうと思います!

お偉いさんが来るからエアコンつけといて

THE雑務という感じで気分上がりませんよね笑

地味に重要性がある分たちが悪いです。

もし、エアコンをつけるのを忘れていたら、自分だけ極寒状況間違いなしです。

しかも、言われたタイミングも最悪。

  • 言われた時刻:9:00
  • お偉いさんが来る時刻:15:00

「言ったからな」という感じがして朝から最悪の気分になります(´;ω;`)

ボールは私の手の中に。。。

言われたが最後、遂行するしかありません。

そこで、パパっと終わらせたい気持ちから、

「言われた瞬間に応接室のエアコンを付けに行けばいいじゃん!」という考えが浮かびます。

しかし、これは悪手です。

言い渡されたタイミングが朝9時。

この時間から応接室のエアコンをつけることにはリスクがあります。

それは、総務部の誰か、あるいは掃除のおばちゃんがエアコンを消すということ。

もし誰かが消していたら、灼熱の応接室が完成してしまいます。

エアコンを付ける時刻:14:00(応接室の冷え・少し早く来る可能性を考慮)がベストと考えられます。

ここにリマインド力が試されます!

リマインド力

言われた瞬間に付箋に書いて、PCなどの目の付くところにメモとして貼っておく。

これも悪手です。

エアコンを付けておいて、といわれるような雑務を与えられるような人間は、日中に電話対応といった、他の雑務にも忙殺されます。

すると起こり得ることは、「エアコンを付け忘れる」です。

つまり、付箋にメモを残したことを忘れるという、所謂すっぽかしです。

偉い人が来てからすっぽかしを思い出したら、それはもう、応接室は灼熱・自分だけ極寒状況です笑

言われた瞬間にやるべきはリマインダーの設定です!

リマインダー設定

○○時に××しておいて系の、イレギュラーな雑務はPCカレンダーやOutlookなどにリマインド設定をしておくのが、すっぽかし防止になります!

PCに通知が来るようにアラーム設定をしておくことで、気づきが生まれます!

自分がエアコンを付けに行かなければならない時間にリマインド設定をしておくだけで、他の雑務に忙殺されていたとしても、気づき、優先順位を繰り上げることができます!

まとめ

「偉い人が来るから応接室のエアコンを付けておいて」という超簡単な雑務は、言われるタイミング次第では、リマインド力が必要になります笑

雑務系の仕事の多い営業事務は、エアコンを付けに行く以外にも多くの雑務をこなさなければなりません。

その中で、付箋に書き置きを残すというのは、悪手になりがち。。。

そんな時は、言われた瞬間にアラーム通知機能のあるリマインダーの設定をすること!!

通知が来た瞬間に、ダッシュでエアコン付けて任務完了!

リマインドする道具を多く持っていると、すっぽかしを防止することができますね。

灼熱の応接室にならなくて良かった笑

コメント

タイトルとURLをコピーしました