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営業事務をしていると、たまに遭遇する “謎のマクロファイル”。
今回、ついに私のところにもやってきました。
「このマクロ、便利なんだけど…使い方が分からないんだよね。
使えるようにしてくれない？」
はい、出ました。
説明書のない謎ツールの引き継ぎ笑
■ マクロの概要
ざっくり言うと…
- 顧客リストのシートに名前が並んでいる
- それを一行ずつコピー
- 別シートの決まったフォーマットに転記
- 印刷してくれる
いわゆる 「請求書の一括印刷系マクロ」。
「これは便利そうだ！」と思いきや…
■ まさかの事実：営業さんが誰も使っていない
え？なんで？と思って聞いたら、
「マクロの場所が分からない」
「ボタンがどこにもない」
とのこと。
いやいやいや…
この子（ファイル）、働く準備万端なのに誰にも使われてないの？
これはもったいないすぎる。
● 原因
- Excelの「表示」タブの中にマクロがあることを誰も知らない
- ショートカットもボタンもなし
そりゃ使われないと思いました…笑
● 対処
- マクロ実行ボタンをシートに設置
- 「ここ押せば印刷できます！」と説明
たったこれだけなのに、
「すごい！めっちゃ助かる！」
と全力で感謝されました。
いや、こちらこそそれでいいのか！？笑
■ まじかよ其の2：一部印刷されてない
使い方を説明して無事終わり…かと思いきや、
「なんか、印刷されてない行があるんだけど」
まさかの不具合。
● 原因
調べたら、
“3行目以降にリストを入れる” というコードを発見！
しかも内部処理が、
- 3行目以降のデータを
- 2行目にコピーして
- それをフォーマットに転記
という仕組み。
● 対処
- 3行目以降に入力するように色付け
- ルールを明示してあげる
これだけで営業さんも納得。
だから誰も使っていないんだな～と思いました笑
■ VBA勉強しておいてよかった
今回の件は正直、VBAの基礎を知っていたからこそ対処できた内容でした。
もし私が知識ゼロだったら、
「私も分からないです」や「このマクロは壊れてます」
と返答していたかもしれない。
営業事務って、地味にこういう “謎ファイル” を引き継ぐ機会が多いんですよね。
今回の件で、
・VBAを勉強しててよかった
・知らないと本当に苦労する
・でも知ってるだけで仕事の幅が広がる
と改めて実感しました。
■ 私がVBAを勉強した時に使った本
今回のような「人のコードを読み解く」時に、ネット検索だけでは限界があります。
私は、デスクに常備して、辞書代わりに使うことがあります。
初心者こそ「まず1冊」あるだけで安心できますよ！
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