おはこんにちは！こんばんは！
ゆいわです( ´∀｀ )！
本日は私が苦戦し続けている「マルチタスク」について、トレーニング方法や失敗したことなどの実体験の記事を書いていきます！！
よろしくお願いします！！
【マルチタスクとは？？】
マルチタスクとは仕事処理能力についてよく言われます。
簡単に言うと「一つの業務を行いながら、もう一つの業務を同時進行させる」ことになります。
例を挙げると・・・
- 電話を受けながら、メモを取る。
- 生産に関する問合せをし、回答が得られるまでの間に、他の事務処理をする。
- 料理をしながら、食器類を洗う
など並行して物事を処理する例があげられます！
マルチタスク能力があると、仕事の生産性もアップし仕事を早く片付けることができます！
営業事務職は特に「マルチタスク能力」を求められる職種です。
なぜなら、社内の働く環境整備から電話対応・経理処理・計数管理などの多岐にわたる仕事があるからです。
そして、一気に仕事が舞い込んでくることがよくあります。
しっかりとマルチタスク能力を身につければ最強の戦力になります( ´∀｀ )！
【マルチタスクのトレーニング！】
マルチタスクの高め方について、結論から申し上げますと「実践あるのみ」です。
元も子もないことにはなってしまいますが、営業事務として働いているうちにマルチタスクが求められていましたｗ
私はマルチタスクがとても苦手で、どちらかというと「一点集中！！」派でしたｗ
しかし、社会人になり営業事務として働くことになり、マルチタスク能力が必須と気づいてしまいました。
実際に私が行ったトレーニング！
- 強制的な電話対応ｗ
若手社員は電話対応しますよね。
基本的に営業事務がする電話対応は、会社にかかってくる電話を受けるので、受け手側の電話対応が必要でした。
会社名・名前・内容について、聞き取りメモを書き残すという作業がかなり大変で、文字を書くことに集中していたら話の内容が理解できないなど、どちらかを取れば一方があやふやという状態でした。
電話対応を繰り返しているうちに、聞く・内容を把握・メモを書くという一連のマルチタスクが徐々に進歩していきます！！
- メモを残せ！！
メモを残せ！！は仕事の処理忘れを防ぐためにもとっても重要な作業になります。
営業事務をしていると、電話対応時に依頼された仕事・営業さんから指示された仕事・他部署からの連携による仕事、など一瞬に多くの仕事が舞い込んでくることがあります。
そうした際に、一つ一つの業務を並行して完璧に処理していけるのであれば良いのですが、経験上、処理漏れが起こりますΣ(￣ロ￣lll)ｶﾞｰﾝ
ですので、一瞬で多くの仕事が舞い込んだ際には、まず「やる事リストメモ」を残しましょう！！
そして、一つ一つを確実に処理していきましょう。
メモを残すという作業が習慣化すれば、仕事処理の確実性が上がります( ´∀｀ )！
- 慣れろ！！
これは先輩に言われた辛辣な一言ですｗ
先輩曰く
「慣れていない仕事を同時進行するな。そんなことをしたら、どこかに穴があいているかもしれないだろ。」
とのことです。
つまり、慣れていない業務は一つ一つを確実にこなせ！ということだと学びました。
確かに、多くの仕事をしているうちに「慣れ」というものが生じていると感じています。
何をどうすれば良いかを瞬時に把握できるから、仕事をマルチにこなすことができるのですね！
慣れろ！はトレーニングとは言えないですが、慣れるためにはどう処理をするべきかを責任感を持って仕事に取り組む意識がつくので、おススメですｗ
マルチタスクトレーニングをして
マルチタスクのトレーニングと言いつつも、実は一つ一つを確実にこなすことが重要です。
もし苦手なら、やるべき仕事をメモに残して一つ一つ確実に潰していきましょう(^_-)-☆
「慣れ」が生じ、無意識的に処理ができるようになれば、マルチタスクをして仕事を早く処理していきたいですね！
【マルチタスク出来ているの？？】
入社3年目・営業事務歴2年2か月という条件の下で、実際に私がマルチタスクを出来るようになったのかを語っていきます( ´∀｀ )！
結論：きつい
まだまだ営業事務歴も浅く、様々な仕事に振り回されていますｗ
唯一大事にしていることは「絶対に仕事をタスク管理表（メモ）に残す」ことです！
多くの仕事が降りかかってきて、一度に処理しようと思うと、どこかに不備が生じてしまいます(´;ω;｀)
小さなミスが重なって、大きなミスにしないようにしていきましょう！！
上司たちを観察していると、やはり仕事処理について何をどうすれば良いのかを瞬時に判断しているように見えました。
「慣れ」というのがマルチタスクには欠かせないものだと分かった気がしました。
仕事に振り回されてマルチタスクがあまり出来ていませんが、PCスキル（Excel VBAなど）を高めて、「慣れ」だけでなく、「スキル」の面からでもマルチタスクを後押しできるように自己研鑽をしていきたいですね！！
・マルチタスクをやろうとして起きた失敗(´;ω;｀)
マルチタスク能力を向上させようとして起きた失敗もお伝えしようと思いますｗ
- 完成度の低い資料を作ってしまった
計数管理の資料を作成していた際に、別の仕事（見積作成）が舞い込んできました。
そして、資料作成を一旦中断し、見積作成へ移りました。
上司の見積確認フロー中は、少々時間が空きます。なので、計数管理の資料作成へ戻りました。
しかし、資料作成中でも電話対応などの突発的な業務が何回かございます。
見積も完成し、先方へ提出。計数管理の資料も完成し、上司へ提出。
よし！二つ以上の業務を並行しながら取り組めた！と思っていた矢先、計数管理の資料の数字に誤りが発覚しました(´;ω;｀)
教訓：優先順位をつけて、一つ一つ確実にこなしていこう。
見積依頼が来た時には急ぎなのかを確認し、急ぎではない場合は計数管理の資料が終わってからやる、ということもできたと反省しました。
仕事の進め方は難しいですね。
- タスク管理表（メモ）を残さずに処理漏れ(´;ω;｀)
一気に仕事が舞い込んでくると、やる事が増えてテンパりますよね！？
電話対応をしていてやることが増え、営業さんから依頼が来てやることが増え、上司から依頼が来てやることが増え・・・
というように、一気に仕事が舞い込んでくることはないでしょうか。
この時私は「やることをメモに残していなかった」という重大なミスをしてしまいました。
すると、一つの仕事を片付けたら「あれ？何やるんだっけ？」となり、処理漏れが後々になって発覚します。
教訓：仕事が来たらタスク管理表に記入せよ！！
一つ仕事が入ってきたら、都度記入するようにしました。
すると、処理漏れなどのミスが減りました！！
面倒かもしれないですが、処理漏れで怒られるよりマシという精神でいきましょうｗ
以上、私がマルチタスクを誤ったやり方で実行し、ミスを犯した例になります。
振り返って考えると、マルチタスクと正確性は両立が難しいですね！
「慣れ」がないと、マルチタスクは厳しいのかもしれないです(-ω-)/
【マルチタスクをしていくために！！】
マルチタスクを実現していくために、「慣れ」だけでなく「スキル」でも補っていこうと考えました( ´∀｀ )！
少しでも、自分の負担を減らすことができれば、嬉しいですよね！
- Excel VBA
ボタンをクリックするだけで、自動的に処理をしてくれる。というのが魅力的ですよね！
マクロを組まなくてはいけませんが、作ってしまえばこちらのものです！！
実際に私もいくつか簡単なマクロを組み、自分の業務に照らし合わせたものを作っています！
マクロを組むとなると、ちょっと敷居が高いように見えますが初心者レベルの知識でも便利なマクロは組めるので、興味のある方は実践していみるといいですよ！
ワンクリックでパパっと済ますことができるので、マルチタスクを助長してくれます！！
- タスク管理（メモ）の徹底
マルチタスクは「慣れ」が重要です。
営業事務歴の浅い私では、「慣れ」が弱いです。
そんな時にたくさんの仕事が舞い込んでくると、処理漏れや処理ミスが生じてしまいます。
ですので、タスク管理表（メモ）に舞い込んだ仕事を記入していきましょう！
自分の予定表でも、Outlookのタスクでも構わないので、自分が使いやすい予定管理表に都度記入していきましょう！
やるべき仕事が見える化するので、処理漏れ・ミスが減り、最低限のことは達成できます！
都度記入していくと、面倒に感じてしまいますが、処理漏れするよりかはマシという精神で書いていきましょう！
注意点としては、色々なところにやることリストを作らないことです！
手書きで付箋に書いたり、PCの予定管理表に書いたり、と色々なところに書置きをしておくと、処理漏れが出てきてしまいます(-ω-)/
以上、私が実践しているマルチタスクへの工夫になります。
マルチタスクは「慣れ」が重要という衝撃的な事実を目の当たりにしたのですが、最低限のこと（処理漏れ・ミスをしない）さえ守れれば、大丈夫かなと思っていますｗ
それでも、自分の業務を楽にするためにExcel VBAなどのスキルは高めて、これからの営業事務の仕事をパパっと終わらせたいです(・´з`・)
【感想】
営業事務職をしている私にとって、マルチタスク能力は魅力的で身につけたい能力です。
しかし、一朝一夕でできるものではないと、日々の業務から感じています。
仕事でミスをしないことを最優先にし、複数の業務を並行して処理することができないのであれば、一個一個を着実に処理するのが堅実だと思いました。
一気に仕事が舞い込んでくることがあるならば、タスク管理表（メモ）にやるべき仕事を記入してから、作業にとりかかると、漏れやミスが減ると実感しています(-ω-)/
マルチタスクは「慣れ」であると、元も子もない結論にはなってしまいましたが、自分なりに仕事処理能力を向上させていこうと思います！
また、PCスキルなどを駆使して「PCに仕事をしてもらう」という目標もできました！
私の場合ですと「Excel VBAでマクロを組む」ことで自分の業務効率をアップさせるという目標になります。
あれやって、これやって、と言われることの多い営業事務職ですが、マルチタスク能力やPCスキルを上げて、自分の業務をカバーできるように学んでいきたいですね！！
本日もお疲れ様でした！
これからもよろしくお願いいたします( ´∀｀ )！
ゆいわ＠営業事務ランナー
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