営業事務を続けてきて学んだことの一つがあります。
それは、
👉 「分からないことは早く聞いた方がいい」
ということです。
今でこそそう思えるようになりましたが、実は私は人に何かを聞きに行くのが苦手です笑
「自分で調べた方がいいかな」
「こんなこと聞いて大丈夫かな」
「忙しそうだから後にしようかな」
そんなことを考えてしまうタイプです。
でも営業事務の仕事を続ける中で、
👉 聞いた方が圧倒的に早い
と実感するようになりました。
マニュアルを見る前に少し聞く
会社には業務マニュアルがあります。
今はデータベース化されていて、検索すれば大抵のことは出てきます。
もちろんマニュアルは大切です。
ただ、全く知識がない状態でゼロから読むと意外と時間がかかるんですよね。
そんな時は、
「どのマニュアルを見ればいいですか？」
「どこを確認すればいいですか？」
と少しだけ聞いてから取り組むようにしています。
たった数分の会話ですが、
- 見るべき資料が分かる
- 注意点が分かる
- 作業の全体像が見える
ので、その後の作業効率が全然違います。
自分で全部調べることも大切ですが、
👉 少し情報をもらってから調べる
方が結果的に早く終わることが多いです。
実績表の作成でも同じ
私は営業担当の実績表を作ることがあります。
Excelで売上実績をまとめる仕事です。
こういう資料作成で気を付けていることがあります。
それは、
👉 「依頼者は何が見たいのか」
を確認することです。
自分勝手に作って提出して終わりなら簡単です。
でも実際には、
- 前年比較が欲しい
- 月別推移が欲しい
- 担当者別で見たい
- 商品別で見たい
など、人によって求めるものが違います。
以前は、
「たぶんこれでいいだろう」
と思って作っていました。
でも後から、
「こういう形で欲しかった」
と言われることもありました。
それ以来、
分からない時は先に聞くようになりました。
結果として、
作り直しが減り、
仕事も早く終わるようになりました。
自分は人に聞くのが苦手なタイプ
ちなみに私は性格診断でINFJ-T（提唱者）でした。
診断結果を見ると、
人に頼るのが苦手だったり、一人で抱え込みやすかったりする傾向があるそうです。
診断を見た時、
「やっぱりな」
と思いました笑
何か分からないことがあっても、
まず自分で解決しようとしてしまいます。
もちろん自分で考えることは大切です。
ただ、
考えても分からないことを延々と考え続けるのは効率が良くありません。
「5分考えて分からなかったら聞く」を意識している
最近は自分なりのルールを作っています。
それが、
👉 「5分考えて分からなかったら聞く」
です。
もちろん内容によります。
でも、
明らかに前へ進めない状態なのに、
30分も1時間も悩み続けるのはもったいない。
聞けば数分で解決することもあります。
営業事務の仕事をしていて思うのは、
質問することも仕事のスキルの一つだということです。
まとめ｜聞くことは甘えではなく効率化
昔の私は、
「まずは自分で解決しなきゃ」
と思っていました。
今でもその考えは大切だと思っています。
ただ、
分からないことを抱え続けるより、
早めに聞いて前に進んだ方が結果的に仕事は早く終わります。
営業事務を続けて学んだのは、
👉 聞くことは甘えではない
ということ。
むしろ、
仕事をスムーズに進めるための大切なスキルだと思っています。
今でも人に聞くのは少し苦手ですが、
昔よりは素直に質問できるようになりました。
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