電話メモ、結局アナログ最強説

以前、
電話対応が苦手という記事を書きました笑

「営業事務、いつまで経っても電話取りたくない話」

そこで今回は、

👉 「電話メモ、結局アナログ最強説」

を唱えていきたいと思います。

電話対応って、かなりマルチタスク

営業事務をしていると、
電話対応は避けて通れません。

しかも電話って、

👉 “突然始まる”

んですよね。

集中してExcelを触っていても、
メールを書いていても、
急に鳴る。

そして、

片手で受話器を取る
相手の話を聞く
内容を理解する
メモを残す
担当者へ引き継ぐ

を同時進行。

冷静に考えると、
かなりマルチタスクです笑

担当者へ引き継ぐ際のちょっとした技として、連携フォーマットを作って置くことです。

辞書登録機能を使ってメール文をパパっと作っています。

「何言ってるんだこの人？」問題

これ、
営業事務あるあるだと思っています。

電話って、

電波悪い
声小さい
早口
専門用語
会社名聞き取れない

など、
難易度高いことがある笑

特に自分は、
事務所の代表電話を取ることも多いので、

👉 “受け身の電話対応”が基本。

つまり、

「誰からどんな電話が来るか分からない」状態。

だから相手の話を理解するために、
かなり頭を使います。

結局、“紙メモ”が一番早い

色々あります。

パソコンメモ、
チャット、
デジタル管理。

でも自分の結論は、

👉 アナログ最強笑

特に電話中って、

👉 “スピード”

が重要。

キーボード入力より、

👉 とりあえず紙に殴り書き

の方が圧倒的に早い。

なので自分は、

👉 不要な紙の裏紙

をかなり活用しています笑

字は汚くてもいい、大きく書く

電話メモで大事なのは、

👉 “綺麗さ”

ではなく、

👉 “あとで読めること”

だと思っています。

だから自分は、

とにかく大きく
重要単語だけ
担当者名
折り返し有無
電話番号

を優先して書いています。

電話しながら綺麗に書くとか、
無理です笑

雑に書きすぎて、解読不能とならないように注意しないといけないですがね。

裏紙メモ、地味に便利

不要なコピー紙の裏って、
かなり便利。

大きく書ける
すぐ捨てられる
気軽
コストゼロ

完璧。

最近はペーパーレス時代ですが、

👉 “瞬発力”

では紙が強い気がしています。

電話対応って“脳疲労”がすごい

以前の記事でも書きましたが、

電話対応って、
かなり脳を使います。

相手の話を聞きながら、

理解
判断
メモ
敬語

全部同時。

だから電話が続くと、

👉 「今日ずっと頭使ってるな…」

となる笑

その疲労を少しでも減らす意味でも、

👉 “考えなくても書ける紙メモ”

は結構大事。

デジタル時代なのに、結局アナログ

最近は何でもデジタル化。

でも電話対応だけは、

👉 “紙とペン”

がかなり強い。

営業事務を7年以上やってきましたが、

結局ここに戻ってきました笑

代表電話の対応から早く抜け出したいものです。。。笑

まとめ｜電話メモは「速さ」が正義かもしれない

営業事務の電話対応って、

想像以上にマルチタスクです。

だから最近は、

👉 「綺麗に残す」

より、

👉 「まず残す」

を重視しています。

その結果、

👉 裏紙メモ最強説

に辿り着きました笑

デジタルも便利。

でも、
電話対応の瞬発力だけは、
まだまだアナログな書きなぐりメモが強い気がしています(-ω-)/