おはこんにちは！こんばんは！
ゆいわです( ´∀｀ )！
私は食品メーカーで働いている営業事務職サラリーマンです。
2019年入社の私が実務で2年間働いて「営業事務辛いよ～あるある」について、５つ書き出していこうと思います！
営業事務職の業務内容は会社によって異なるので、一概に言えないのですが「確かにあるはぁ～」「営業事務ってそんな感じなんだぁ～」などと、参考になれば嬉しいです！
営業事務職の求人が気になっている方にも参考になれば幸いです( ´∀｀ )！
本日もよろしくお願いいたします！
1．スピード×正確さを求められる
営業が求めてくるスピードについていけません。
例えば、電話口で「商品Aの在庫単価と取引先Aに対する仕切り価格を教えて！」「取引先Cの取引条件や商流・物流について教えて！」と言われます。
ベテラン選手なら即答ですが、ペーペーの私にはそんなことできません(´;ω;｀)
毎回データーベースからフィルターをかけて、調べて、読み上げる形を取っています。
そうした際に、商品コードを入力して、在庫単価を抽出、取引先Aでフィルターをかけて仕切り価格を調べる・・・
このように電話口で焦りながら、かつ正確に対応しなければいけません。
最初にうちは、データーベースの使い方もうまくできず、即答どころではありませんでした。
確かに営業側からすれば、電話口で即答してくれる方が嬉しいです。
しかし、その求められるスピードに追い付けませんね(´;ω;｀)
対応策としては、自分用に全商品の載っているリストや価格表・取引先表などの一覧表を作成しています。
また「折り返しします！」と言い、確実に答えられるようにするようにもしています。
しかし「折り返します！」はワンテンポ遅くなる対応になってしまうため、コミュニケーションが円滑でなくなってしまいます。
なので、自分用にリストを作成し、必要都度そのリストを見られるようにしておくことが、重要だと思っています( ´∀｀ )！
「スピードと正確さを求められる」ことが営業事務の辛いところの一つ目ですね！
2．マルチタスク
右手で四角を描き、左手で三角を描く。
空中で腕をこのように動かすことが、ぱっとできますでしょうか？？
私は出来ませんｗ
営業事務にはこうした一つの仕事を進めながら、別の仕事も進める（マルチタスク）ことが多々ございます。
例を挙げます。
- 電話対応
- 生産部や物流部と連携を取りながら、納期の返答書類を作成する
- 様々な自分の仕事を処理しているときに、突発的な業務処理（電話・見積・営業依頼等）
などなど
特に「電話対応」は型にハマるまで、苦労します。
基本的に営業事務は、受け身の電話を受けることが多いので、「相手の言っていることの内容理解をしつつ返答し、ペンを動かしてメモに書き残す」という、利き手にペン・もう一方に受話器という両刀での対応が必須になります。
一つの業務をこなしながら、別のもう一つ業務を進行させていくというのが、かなり苦労して辛い思いをしました。
3．人と人との板挟み状態
お客様：商品Aが今すぐに必要なんだ！！
営業部：最短で商品を納めるように掛け合って！
わたし：(´;ω;｀)・・・ﾏｼﾞｶ
物流部：最短でも明日出荷対応です。
わたし：無理じゃん。。。
このように営業事務は、何かを調整することが多い立ち位置にいます。
営業は巡回や商談で外出していることが多く、営業所にいる営業事務が上記のような調整をしなければなりません。
基本的にお客様優先になりますので、在庫調整や宅急便対応など緊急的な対応を取ることになります。
他の事業所などに掛け合って、何とか実現できるように様々なところに掛け合うこともありますね。
「出来る・出来ない」ではなく、「出来るようにする」という調整が求められます。
これが結構心労が重なりますね。
うまく立ち回れるようになりたいものです(´;ω;｀)
調整役になると人と人との板挟み状態（ジレンマ）に陥り、かなりストレスを感じますね。
対応策としては、まずは「出来る事と出来ないことのボーダーラインを把握する」ことが重要です。
なるべく出来るように動きますが、それでも無理な場合はしっかりと向き合っていきましょう。
ただ無理だと言うのではなく、物理的に無理なのか・システム的に無理なのか・あらゆる手段を講じたが無理なのか、しっかりと状況を説明できるようにしておくと、相手も納得してくれることがあります。
営業事務で働いている方々の多くは調整役に回ることが多いのではないでしょうか！？
4．一点集中できない
先にも触れてきましたが、営業事務は業務の一点集中はあまり出来ません。
- 不定期に来る電話。
- 緊急的な対応。
- マルチタスク。
- 円滑なコミュニケーションを取らなければならない。
などなど、自分の終わらせたい仕事をしている途中で、割り込んできますｗ
「俺は絶対一点集中して一つ一つ業務をこなしていくんだ！」と思っていたときもありました。
しかし、現実的ではなかったです。
電話などの突発的な仕事が割り込んでくると、一点集中は崩れますよね！
いかに経験とＰＣスキルでカバーしていけるかが、重要だなと痛感しております。
ショートカットキーやExcel処理能力などを勉強し、少しでも業務負担を減らしていく方向で仕事を処理してきましょう！
ベテラン営業事務の人は電話をしながら、他の処理をしている人もいますよね！
あるあるですよねｗ
5．キャパオーバーな仕事量
正確さを求められる×スピード・マルチタスク・コミュニケーション・一点集中ができない業務内容・・・(´;ω;｀)
このように営業事務はその場その場で求められる臨機応変な対応が必須になります。
毎日やらなければならない定型業務に加えて、こうした不定期な仕事が合わさることで、仕事量が増加してしまいます。
キャパオーバーだ！と感じることも多いのも、あるあるです(;´Д｀)
辛いことあるあるを乗り越える！
営業事務として働いている以上、先に挙げた「営業事務辛いよぉ～あるある」を乗り越えていかなくてはなりません！
「何事も経験がものをいう」という結論に至ってしまいそうですが、そこは抗って乗り越えていくために私が行ったことも共有していきます！
辛いよぉ～あるあるを乗り越えるために行っている事！
- PC単語登録（辞書登録）
- 電話対応用にメモ用紙を常備しておく（すぐにメモ書きできるようにしておくだけでも、楽になります）
- Excel VBAでマクロを組み、自分だけのショートカットリストの作成
- Excel VBAでマクロを組み、転記ファイルを作成。
- タスク管理表に徹底的に記入
- 他部署の話しやすい人を見つける
基本的にPCスキルを磨いて、自分の手助けをしてくれるようにしています( ´∀｀ )！
メールや文章作成で役に立つ「単語登録」や、コピペなどを手助けてくれる「マクロ」など、少しでも自分の負担が減るように工夫しています。
また、他部署で話しやすい人を見つけておくと、緊急的な対応を取らなくてはならない時にコミュニケーションが取りやすいです！
【まとめ】
今回は「営業事務辛いよぉ～あるある」を記事にしました。
営業事務の業務範囲は会社によって捉え方が異なります。
その中でも、共通して営業事務が経験するであろうネガティブな「あるある」を、今回は記事にしてみました！
自分で主導権をもって仕事に取り掛かるというよりかは、営業さんの指示のもと仕事に取り掛かることが多いです。
そうなると、やはりコミュニケーションで苦労することが多々あると思います。
営業事務職のネガティブなあるあるを、これから営業事務を志す方々への参考となれば幸いでございます。
本日もありがとうございました( ´∀｀ )
次回もよろしくお願いします！
ゆいわ＠営業事務ランナー
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